Os chatbots não são exatamente uma novidade quando falamos em estratégias para aprimorar a comunicação em instituições de ensino. Essa tecnologia já existe há alguns anos, mas o fato é que se popularizou e se tornou indispensável para melhorar a experiência dos estudantes.
Uma das principais funcionalidades e vantagens dos chatbots é a naturalidade com a qual as interações ocorrem. Afinal, a ideia central é que o estudante possa “bater um papo” com a instituição, de forma casual, intuitiva e muito simples.
Em um cenário no qual os alunos já estão acostumados com apps de mensagens e redes sociais, a inserção dos chatbots proporciona altas possibilidades de interação.
Assim como um estudante está acostumado a interagir com seus contatos pelo WhatsApp, Instagram, entre outros, ele facilmente se sente convidado a interagir com o site da instituição.
Neste artigo exploramos três boas práticas para utilizar chatbots e melhorar a comunicação em sua instituição de ensino. Continue a leitura e saiba mais!
Afinal, quais são os benefícios de usar chatbots na sua IES?
1— Economia de recurso
Toda instituição entende como o atendimento ao estudante é uma importante estratégia de marketing. Por outro lado, uma instituição pode precisar despender muitos recursos, sejam eles de tempo ou financeiros, para oferecer um atendimento excelente aos seus alunos.
Graças ao avanço tecnológico, já é possível oferecer atendimento 24 horas por dia, nos 7 dias da semana com ferramentas de chatbot. Assim, podemos economizar tempo e também recursos, pois não é preciso ter grandes equipes para o atendimento.
É válido lembrar, contudo, que o chatbot não substitui completamente o atendimento humano, mas ele facilita por reduzir o tempo de espera e por resolver questões mais simples.
Boas práticas para atendimento ao estudante:
- Utilize chatbots para questões simples e repetitivas.
- Garanta a disponibilidade de atendimento humano para casos mais complexos.
- Ofereça treinamento contínuo para a equipe de atendimento.
- Monitore a satisfação dos estudantes regularmente.
- Adote uma abordagem personalizada sempre que possível.
- Use feedbacks dos alunos para melhorar o serviço.
- Mantenha canais de comunicação diversificados.
2— Satisfação do futuro aluno
De acordo com o Zendesk CX Trends 2023, 72% dos clientes querem receber atendimento imediato. Como vimos no tópico anterior, a implementação de chatbots pode reduzir significativamente o tempo de resposta e os custos operacionais.
O fato é que com os chatbots é possível fornecer respostas rápidas e precisas a perguntas frequentes, sem a necessidade de intervenção humana constante. Com isso, a instituição não apenas otimiza seus recursos, mas também melhora a experiência do estudante, promovendo um ambiente mais acessível.
3— Interações mais reais
Com o avanço da Inteligência Artificial, a eficiência nas interações aumenta. As mensagens de texto podem simular uma conversa com um atendente humano fielmente. A interface dos chatbots pode ser o ponto-chave para melhorar a eficiência dessas interações.
É bom falar que os chatbots aprendem com cada interação, tornando-se mais eficientes com o tempo. Isso melhora a qualidade do atendimento, adaptando-se às necessidades dos estudantes e oferecendo respostas mais personalizadas e relevantes.
Aprimorar a experiência dos estudantes com o chatbot envolve considerar cuidadosamente diversos aspectos. Estes incluem a personalização das respostas, a integração com sistemas acadêmicos e a adaptação contínua do chatbot às necessidades dos usuários.
Vamos explorar detalhadamente cada uma dessas práticas?
Personalização das respostas
Aprimorar a experiência dos estudantes com o chatbot envolve considerar cuidadosamente diversos aspectos. Estes incluem a personalização das respostas, a integração com sistemas acadêmicos e a adaptação contínua do chatbot às necessidades dos usuários.
Vamos explorar detalhadamente cada uma dessas práticas?
Conheça o usuário
Utilize dados pessoais, como nome, curso e histórico de interações, para oferecer respostas mais relevantes e personalizadas. Isso cria um sentimento de atenção e cuidado, aumentando a satisfação do estudante.
Adapte as respostas
Configure o chatbot para adaptar suas respostas com base nas perguntas frequentes e nas preferências dos estudantes. A personalização torna as interações mais eficientes, facilitando a resolução de dúvidas comuns. Aqui um passo que pode ser feito é ver o histórico de conversas já feitas anteriormente pela equipe comercial. Quanto mais integrar time comercial na construção de um chatbot melhor será a comunicação.
Utilize linguagem adequada
Adote uma linguagem próxima e adequada ao perfil dos estudantes. A personalização também envolve o uso de termos e expressões familiares ao público, criando uma comunicação mais amigável.
Colete feedback
Estabeleça uma prática consistente de solicitar feedback após as interações. Avalie as respostas recebidas e implemente melhorias contínuas para garantir que o chatbot atenda sempre às expectativas dos usuários.
Implementar boas práticas é sair um pouco do convencional e evitar que o lead se perca no meio do caminho, isso não só melhora a percepção do usuário com também ajuda seu time comerical na hora do atendimento. Confira três boas práticas para maximizar o potencial dos chatbots na sua instituição de ensino.
Conecte ao CRM de Vendas ou outros Canais
Conectando o chatbot ao CRM de vendas ou a um sistema educacional, ele pode fornecer informações em tempo real sobre o avanço do lead no funil.
Essa integração também facilita processos como inscrição em disciplinas e acompanhamento do progresso acadêmico, tornando a experiência do usuário mais simples e eficiente. O acesso direto a informações pelo chatbot melhora a satisfação dos estudantes e libera tempo para a equipe administrativa se concentrar em tarefas mais complexas.
E ele não faz só isso, pode também responder a perguntas específicas sobre cursos, prazos de inscrição e requisitos, proporcionando uma experiência personalizada.
Com acesso direto aos dados do CRM, o chatbot pode identificar oportunidades de conversão e fornecer dados para a equipe de vendas, otimizando as estratégias de captação.
Escute seu lead
Ao solicitar feedback dos usuários após cada interação, a instituição identifica pontos fortes e áreas que precisam de aprimoramento. Esse processo de coleta de opiniões deve ser contínuo e sistemático para garantir que o chatbot esteja alinhado com as expectativas e necessidades dos estudantes. Analisar os dados coletados permite ajustar e atualizar as respostas do chatbot, tornando-o cada vez mais eficaz e personalizado.
Adicionalmente, ao monitorar regularmente o desempenho do chatbot e implementar as melhorias sugeridas, a instituição demonstra compromisso com a qualidade do atendimento, aumentando a satisfação e a confiança dos usuários.
Checklist para Implementar Chatbots para sua IES
- Pesquise e escolha a ferramenta de chatbot adequada para captar leads.
- Verifique a compatibilidade com seu CRM e outros sistemas de vendas.
- Configure o chatbot com informações básicas sobre a instituição e suas ofertas.
- Integre o chatbot ao seu CRM para sincronização de dados.
- Adapte as respostas do chatbot ao perfil dos leads.
- Utilize dados pessoais, como nome e histórico de interações, para respostas personalizadas.
- Conecte o chatbot ao CRM de vendas para informações em tempo real sobre o avanço dos leads no funil.
- Configure alertas automáticos para a equipe de vendas sobre a movimentação dos leads.
- Crie um banco de respostas para perguntas frequentes sobre cursos, prazos de inscrição e requisitos.
- Use uma linguagem adequada ao perfil dos leads.
- Ofereça treinamento contínuo para a equipe de vendas sobre como colaborar com o chatbot.
- Inclua feedback da equipe de vendas na construção e aprimoramento do chatbot.
- Solicite feedback dos leads após cada interação.
- Monitore regularmente o desempenho do chatbot.
- Analise os dados coletados e implemente melhorias contínuas.
- Mantenha o chatbot atualizado com as últimas informações sobre cursos e campanhas de marketing.
- Adapte o chatbot às novas demandas dos leads e às mudanças nos processos de captação.
- Avalie regularmente a satisfação dos leads com o atendimento do chatbot.
- Use o feedback para melhorar continuamente as respostas e a eficiência do chatbot.
Como vimos, os chatbots são muito mais do que ferramentas para aumentar a interação. Eles também são capazes de coletar dados, oferecer sugestões e melhorar a experiência do cliente.
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