Equipe de captação: Conheça o papel de cada membro

Entenda o papel da equipe de captação, os profissionais que compõe o time e a importância de cada membro no processo de captação de alunos

Ter um bom número de leads nas campanhas de captação não significa um grande número de matrículas, isso é só uma das etapas! Sendo assim, se você não possui um time de captação bem desenvolvido, com responsáveis diretos e indiretos para cada fase do processo de captação, a sua IES não terá um volume sustentável de alunos matriculados.

Na dinâmica atual, o seu público de interesse detém um acesso muito fácil às informações sobre a sua IES e os diferenciais que ela oferece, tanto que é comum que os clientes já cheguem sabendo do que precisa, muitas vezes com pequenas dúvidas para entender se sua instituição é a que melhor atende às suas necessidades.

Nesse contexto, uma equipe de captação precisa ser um time de consultores que compreendem muito bem sua IES e que estão aptos  para ouvir o cliente e resolver o seu problema. Funciona como uma espécie de consultoria especializada que proporciona um relacionamento de excelência entre sua marca e potenciais alunos.

Mas, como estruturar uma boa equipe de captação? Quais são os profissionais qualificados para essas funções? Qual é a função de cada membro da equipe?

Para saber as respostas dessas perguntas continue a leitura.

Como criar um time de alta performance

Uma equipe de captação de sucesso precisa estar muito bem informada sobre a sua IES e sobre os serviços que ela oferece, se vamos ter uma equipe especializada, dominar cada detalhe sobre o produto ofertado é essencial. Dessa forma, treinamentos e cursos de reciclagem de tempos em tempos é fundamental. 

Mas não é só isso, é importante que seu time domine também as técnicas de vendas e outros conhecimentos relacionados a análises comportamentais e gatilhos estratégicos. Outro ponto importante é acompanhar todo o processo de venda,  realizar o cliente oculto e estar bem alinhado com o departamento de marketing.

Outro fator essencial para uma equipe de captação campeã é o apoio de recursos tecnológicos. Hoje em dia, não dá para fugir do uso da tecnologia, existem diversas plataformas digitais que dão apoio às equipes de vendas, como CRM (Customer Relationship Management) que reúne todos os dados sobre o comportamento do cliente e dos leads e outras ferramentas de organização como o Slack e o Trello, por exemplo.

Entretanto, a peça principal de uma boa equipe de captação são as pessoas. A sua equipe de vendas vai representar a sua IES para os novos clientes, dessa forma, o ideal é recrutar profissionais que, além de dominar as habilidades técnicas de vendas, estejam adequadas à cultura da sua empresa e se conectem aos seus valores. 

Como montar o time da minha IES

A primeira parte é entender quais são as  competências técnicas e comportamentais de cada um dos membros que vai compor a equipe de captação da sua IES. Por exemplo, existem perfis que parecem ter nascido para as vendas, aqueles que dominam a arte da persuasão e vendem de tudo. Esses são os ideais para a função de fechador de negócios, aquele que convence o potencial aluno a fazer a matrícula.

Também existem aqueles que são compreensivos, empáticos, que ajudam o cliente a encontrar a solução ideal para o seu problema. Eles criam uma relação de confiança, sendo bem adequados para cargos de consultores e qualificadores.

Vamos conhecer melhor um pouco sobre os membros de uma equipe de captação:

Diretor de Captação

O diretor de captação é o membro da equipe responsável por fazer o planejamento e as estratégias para a captação da sua IES. Um bom diretor precisa ser analítico e deve entender todas as etapas do processo de captação para montar a estratégia mais adequada. Ele precisa conhecer a jornada do aluno e dominar estratégias de marketing, atendimento e finanças.

O diretor de captação precisa ter um perfil de liderança e trabalho em equipe, uma vez que sua função envolve criar e gerenciar as equipes, acompanhar o desempenho e monitorar os resultados.

Líder de Relacionamento

Esse profissional  atua em duas vertentes. Dentro da equipe,  é aquela pessoa que elabora estratégias para que o time de vendas funcione em sintonia. Entre suas funções está: a análise de  indicadores de produtividade da equipe e incentivar as equipes com objetivo de alcançar as metas traçadas para o departamento.

Além disso, ele é o responsável por traçar estratégias para gerenciar a comunicação com o público alvo, sendo assim, é o responsável por garantir relacionamento saudável entre a IES e o potencial aluno, antes, durante e após a conversão.

Analista de marketing

O marketing tem participação expressiva no processo de captação de alunos, dessa forma, é fundamental a presença de um analista de marketing na equipe de captação.

Esse profissional será responsável por priorizar as estratégias de marketing, on-line e off-line, com o objetivo de cativar o público e despertar o interesse para a sua IES. O analista de marketing é responsável por segmentar o público de maneira eficiente, e elaborar estratégias assertivas para cada etapa do planejamento do marketing dentro do funil de vendas.

Ele também é o responsável por planejar os conteúdos com base na persona da sua instituição, para aumentar a presença da marca no mercado, aumentando as taxas de conversão.

Representantes de vendas

Esses são os profissionais que, provavelmente, serão responsáveis pela maior parte das conversões de leads em matrículas. Os representantes de venda ficam na linha de frente junto com os atendentes, esse profissionais podem ser divididos em dois:

Internos: Responsável por atendimentos presencial ou on-line. Geralmente fazem os atendimentos via telefone, e-mail ou whatsapp, mas também atendem presencialmente nas unidades.  

Externos: Menos comum em instituições de ensino, os representantes externos estão mais presentes em atendimento B2B, geralmente atende regiões mais específicas e pode até ser estratégico em polos EAD, por exemplo.

Consultor/Atendente

Esses profissionais assumem um papel importantíssimo para uma alta taxa de conversão, uma vez que são eles quem vão trabalhar nas necessidades do seu aluno e incentivá-lo a avançar até o final, realizando a matrícula.

Os atendentes são, geralmente, o primeiro contato do potencial aluno com a instituição, sendo assim, essa sub-equipe precisa estar bem montada e preparada para causar uma boa impressão desde o início.

Dessa forma, para proporcionar uma experiência empática e eficiente de atendimento, é preciso investir em profissionais capacitados e preparados, que estejam munidos de informações estratégicas e convergentes com o que foi oferecido.

Bônus

Com os avanços tecnológicos, novas profissões têm surgido no mercado e com as equipes de captação não são diferentes. Separamos duas profissões que pode complementar seu time:

Representante de desenvolvimento de vendas ou Sales Development Representative

Esse profissional é responsável por aumentar o nível de conversões da sua IES, principalmente em casos de serviços mais complexos. Seu principal objetivo é encontrar oportunidades para converter um lead em matrícula, garantindo que os consultores recebam leads mais qualificados para cada serviço.

Engenheiro de vendas

Também é conhecido como arquiteto de soluções, o engenheiro de vendas tem como objetivo primário entender detalhes técnicos do seu produto ou serviço e elaborar o melhor método de como vendê-lo. São ideais para instituições que oferecem serviços com vendas mais complexas, já que seu principal objetivo é criar ações personalizadas para leads qualificados.

Agora que você conhece a importância de um time de vendas campeão e a complexidade de montar um equipe qualificada, que tal contar com uma consultoria especializada para criar uma equipe de captação de excelência?

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